كيف تكون هناك ثقافة "إعطاء الملاحظات" في مكان العمل دون "لهجة قاسية"؟

د ب أ-

تصدر التعليقات الفظة بصورة مستمرة، يوما بعد يوم، ويتم انتقاد النتائج بقسوة، وإذلال الزملاء بصورة روتينية أمام فريق العمل بأكمله. وبالنسبة لكثير من الأشخاص، تعتبر مثل هذه الثقافة في مكان العمل أكثر إرهاقا من كونها محفزة. ولكن ما الذي يمكن أن يساعد بمجرد أن تكون هناك "لهجة قاسية" بين أفراد فريق العمل أو في شركة ما؟

أولا، ليس هناك أسلوب واحد للتواصل يتناسب مع الجميع في كل وقت وفي كل مكان، بحسب ما تقوله المستشارة المهنية والمدربة، باميلا جرونينجر. ومع ذلك، يجب أن تكون بعض القواعد الأساسية معيارية في كل شركة.

وتقول إنه إلى جانب النزاهة، هناك أربع نقاط أساسية، وهي:
-صياغة الأشياء بطريقة دقيقة: حيث يجب أن يتم تقديم المحتوى بصورة واقعية لجعله مفهوما بوضوح.

-التخطيط للأهداف: حيث يجب أن يكون من الواضح دائما، على سبيل المثال، ما الذي يجب تحقيقه مع مهام أو مشاريع معينة، ومتى يجب أن يتم الانتهاء من ذلك وبأي شكل.

-إظهار التقدير: لا يجب أن يشعر الشخص الآخر بأنه يتعرض لهجوم شخصي، حتى عندما يتلقى الملاحظات أو الانتقاد.

-الشفافية: فعندما تكون المواعيد النهائية ضيقة للغاية، على سبيل المثال، فمن المنطقي أن يتم، بأمانة، شرح سبب إعطاء الأولوية لمهمة معينة.

استخدام رسائل "أنا" بدلا من المواجهة بـ "أنت"

كما تنصح جرونينجر بتقديم إرشادات عندما يتعلق الأمر بإعطاء الملاحظات. وتقول: "لا يجب أن توجيه الإصبع إلى الشخص الآخر... ويتضمن ذلك استخدام رسائل /أنا/ بدلا من رسائل /أنت/".

مثال: السيد موراي عادة ما يتأخر خمس دقائق على موعد الاجتماع الأسبوعي.

فبدلا من أن تقول بوصفك قائد فريق: "موراي، أنت دائما ما تتأخر عن هذا الاجتماع، والأمر يثير أعصابي حقا"، هناك طريقة أفضل، وهي أن تقول: "سيد موراي، لقد تأخرت خمس دقائق ثلاث مرات الآن. إن هذا الامر يزعجني ويجعلني أتساءل عن مدى أهمية اجتماعنا بالنسبة لك. يرجى أن تصل في الموعد المحدد في المستقبل".

ففي السيناريو الأول، من المرجح أن يستخدم موراي إسلوب المواجهة وأن يرد قائلا: "إنها مجرد خمس دقائق فقط". أما في السيناريو الثاني، من ناحية أخرى، فمن المرجح أن يتسبب قائد الفريق في قلق السيد موراي، وأن يظهر له منظورا جديدا ويشجعه على التعاون.

إعطاء الملاحظات البناءة بدلا من المجاملات

ومن جانبه، يؤكد أنتي هوفنر، مدرب سبل التواصل والحياة المهنية أنه "يجب أن يكون من الممكن أيضا تقديم الملاحظات؛ حيث أنه ليس من الممكن أن يكون فريق العمل ذو الأداء العال، لطيفا طوال الوقت". لذلك يجب أن تقوم فرق العمل بمناقشة ما يعتبرونه نقدا بناء أو ملاحظات، وما يجب أن يتم مناقشته بنبرة حادة جدا. ويقول هوفنر إن إحدى القواعد التي يجب أن تنطبق في كل مكان هي أننا "نتحدث مع بعضنا البعض هنا، وليس عن بعضنا البعض".

كما يجب على فريق العمل أو الشركة التأكد من أن الملاحظات يجب ألا تشير إلى الشخص، ويجب أن تكون محددة وأن تقال في أقرب وقت ممكن. أما عند وضع الإرشادات، فيجب على أعضاء فريق العمل أيضا مناقشة ما هو مهم بالنسبة للفريق نفسه. فعلى سبيل المثال، إذا وجد بعض الزملاء صعوبة في إلقاء تحية الصباح ولكن ذلك كان مهما بالنسبة للآخرين، فيجب أيضا أن بتم الإشارة لذلك بين أفراد الفريق.

ومع تحديد الإرشادات، يجب مراجعة العملية وإعادة النظر بها: "فمن الجيد التحدث من جديد بعد أربعة أسابيع حول ما يجب الاستمرار به وما يجب تغييره"، بحسب هوفنر.

وفي بعض الأحيان تكون "الوظيفة الجديدة" عاملا مساعدا.

وتوضح جرونينجر أنه يجب على المرء، بصفته عضوا في الفريق، أن يدرك أنه يمكنه تقديم اقتراحات وتغيير ومعالجة الأمور بنفسه.

ومع ذلك: "لا يجب عليك أن تسمح لنفسك أن يتم التحدث معك بأي شكل من الأشكال، ولا حتى من جانب قائد الفريق".

يجب على أي شخص يشعر بالضيق في أغلب الأوقات أو طوال الوقت، ويرى أن لا شيء يتغير على الرغم من الإرشادات والمحادثات والمبادرات الخاصة، أن يفكر فيما إذا كان يريد العمل في مثل هذه البيئة.